Kako Napisati Učinkovite Ocene Uspešnosti Zaposlenih

2023 Avtor: Susan Creighton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-11-26 12:35

Pregled uspešnosti lahko ustvari vrednost za zaposlene in delodajalce. Lahko potencialno poudari, kaj je in kaj ne deluje, in opredeli področja za rast in načrtuje prihodnost. Močan pregled pa je težko napisati. To še posebej velja za menedžerje, ki pogosto nimajo dovolj napotkov, kako izgleda učinkovit in celovit pregled.

Poleg tega se mala podjetja pogosto soočajo z omejenimi sredstvi. Glede na nedavne ocene, ki jih je objavila agencija Bloomberg BNA, čas in osebje, ki je potreben za izvedbo natančnih pregledov uspešnosti podjetja s 1.000 zaposlenimi, v idealnem primeru zahtevajo kadrovsko osebje s polnim delovnim časom 14.

Celo podjetje s 100 zaposlenimi (ali manj) potrebuje polnoletnega posameznika, ki zbira podatke o uspešnosti vodij, ki porabijo v povprečju tri ure za vsak pregled zaposlenih.

Programska oprema za upravljanje uspešnosti lahko pomaga

Če želite zmanjšati finančno breme malih podjetij, razmislite o vključitvi programske opreme za upravljanje uspešnosti v svoj postopek letnih pregledov. Takšna podjetja, kot so Insperity, namreč in ADP TotalSource, so HR platforme, ki malim podjetjem pomagajo pri delu, kako učinkovito posredovati povratne informacije svojim zaposlenim.

Kakovostni sistem upravljanja uspešnosti zagotavlja poročanje v realnem času in izboljšano sodelovanje med zaposlenimi in vodstvom. Platforme vam zlahka pomagajo dokončati postopek in shranijo rezultate za pregled pozneje, kar povzroči večjo angažiranost in zadržanost zaposlenih. Toda tudi v takšnem programu moraš vseeno vedeti, kaj moraš povedati in kako to povedati.

Obiščite namreč

1. Zagotavljajte redne, neuradne povratne informacije

Medtem ko se ocene uspešnosti običajno zgodijo enkrat ali dvakrat na leto, povratne informacije ne bi smele biti omejene na to kratko obdobje. Vsako leto bi morali ponujati dosledne ocene, da ne bo presenečenj.

"V pregledu uspešnosti ne lovite svojih ljudi, " je dejala Erika Rasure, docentka za poslovne in finančne storitve na univerzi Maryville. "To ne bi smelo biti prvič, ko od vas slišijo, da ne opravljajo, kot je bilo pričakovano. Jasno v pisni obliki [in] pošiljajte povabila v koledar ter določite pričakovanja in ton za sestanke."

Prav tako morate poskrbeti, da si stalno beležite uspešnost zaposlenih, zlasti kadar na obzorju ni pregledov uspešnosti.

"Zaposleni si zaslužijo zanesljivo oceno svojega dela za celotno zajeto obdobje, " je dejal Gary Schneeberger, ustanovitelj in predsednik ROAR-a. "Preveč preveč pregledov uspešnosti temelji le na tem, česar se menedžer lahko spomni v zadnjih nekaj tednih, preden so ocene nastale zaradi HR. Menedžerji morajo biti namerni glede fotografiranja in vložitve zapiskov."

Ne zanemarjajte svojih vrhunskih izvajalcev. Če se ukvarjate le s težavami ali se osredotočate na zaposlene, ki ne uspevajo tako dobro kot drugi, zamujate priložnost, da izrazite hvaležnost tistim, ki v vašem podjetju oblikujejo inovativnost, ustvarjalnost in kulturo. Čeprav morda ne potrebujejo toliko napotkov kot drugi zaposleni, lahko ti posamezniki izgubijo strast ali motivacijo, če jih občasno ne prepoznajo.

"Zelo dragoceni zaposleni, ki opravljajo svoje delo in ga dobro opravljajo, pogosto niso zaskrbljujoči pri ciklih pregledovanja uspešnosti, kar ima za posledico zamujene priložnosti za sporočanje, koliko organizacija ceni nagon in rezultate vrhunskih izvajalcev, " je dejal Rasure. "Nepričakovano e-poštno sporočilo" vztrajajte pri velikem delu ", hitri telefonski klic ali besedilo zaposlenemu sporočajo, da ste pozorni in cenite, kaj počnejo."

2. Bodite iskreni

Noben delavec ni popoln in vedno bo prostora za izboljšave. Odločite se, kaj se je vredno lotiti in pri tem ne oklevajte. Če obstaja težava, za katero veste, da vpliva na vas in vašo ekipo, se ji ne izogibajte. Tipkanje z motivom vas ne bo nikamor pripeljalo.

James R. Bailey, profesor vodenja na poslovni fakulteti univerze George Washington, je spodbudil, da je resnično (a ne brutalno) iskren do delavcev. Dajte povratne informacije na način, ki bi ga želeli prejemati, če bi bili zaposleni. Razprava je ključna in neizogibna, zato izberite ustrezen pristop in se ga držite.

"Če je nekdo slab izvajalec in ga ne odkrito nagovarjate, vedite, da vsi drugi v pisarni vedo, da je oseba slab izvajalec, in [zaposleni] vas bodo označili za slabega ali strahopetnega, ker ne rešujete situacije, " Je rekel Bailey.

Menedžerji bi morali tudi pokazati in pričakovati jasnost, je dejal Leon Rbibo, predsednik Lagune Pearl. "Na obeh straneh mize mora biti jasna jasnost, tako v tem, kaj poslovodja pričakuje, da se zaposleni premika naprej, kot tudi v tem, kar zaposleni potrebuje od vodje."

Brez jasnosti, je dejal Rbibo, nič, o čemer razpravljate med evalvacijo, ne bo pomagalo situaciji in na naslednjem pregledu uspešnosti se boste znali pogovarjati o istih temah. Bodite torej jasni, bodite iskreni in ne pozabite, da se nič ne bo spremenilo, če se tega ne bomo lotili.

3. Naredite to iz oči v oči

Pisni pregled mora biti kratek, vendar neposreden pregled točk razprave, ki omogoča bolj zatemnjen pogovor iz oči v oči. Zakažite si srečanje v kavarni ali zunaj pisarni, da zagotovite prijetno vzdušje. Če pregledujete oddaljene delavce, načrtujte video klepet, da boste še vedno pogovarjali v živo. Ta pristop pušča prostor za razpravo in povratne informacije o njihovem koncu ter preprečuje morebitne napačne komunikacije.

"Edini način za zagotavljanje ocen uspešnosti je iz oči v oči, z veliko časa za predstavitev in obdelavo, poslušanje in odzivanje, " je dejal Bailey. "Preveč je pomembno, da se preusmerite na e-pošto ali telefon. Tako boste poslali signal, da vam zadeva ni dovolj mar, da bi si celo vzeli čas za srečanje."

Po predstavitvi pomanjkljivosti ali napak si vzemite čas za razpravo o rešitvah teh težav in potisnite zaposlene, naj komentirajo vprašanja, ki ste jih zastavili.

4. Uporabite oprijemljive, ustrezne primere

Ko razpravljate o področjih za izboljšave ali o stvareh, ki jih je zaposleni naredil dobro, se prepričajte, da imate jasne primere. (Zato je pomembno, da si beležite dolga obdobja.)

"Če nimate na kaj sklicevati, potem govorite anekdotno, " je rekel Rbibo. "To preprečuje jasnost in razumevanje. Če zaposleni zaostaja na nekaterih ključnih področjih uspešnosti, pokažite na enega ali dva konkretna primera in nagovorite, kako bi želeli, da bi se z njimi ravnalo drugače v prihodnosti."

Če imate primere, zaposlenemu dokazujete, da ste pozorni, in dodaja zasluge vašim pričakovanjem.

5. Končajte s pozitivno noto

Ne puščajte pregleda brez medsebojnega razumevanja in spoštovanja in nobenemu zaposlenemu ne pustite, da se počuti, kot da gre v temi naprej.

"Postopek pregleda uporabite kot priložnost, da postavite dosegljive cilje, specifične za izpolnjevanje pričakovanj, ki jih zaposleni ne izpolnjuje, vendar zaposleni tudi čutijo, kot da imajo jasen, razumen načrt ukrepanja, s katerim se lahko vrnejo nazaj, " je dejal Naredite.

Spodbujanje zaposlenih in izražanje hvaležnosti daje dodatno spodbudo predvsem dobremu pregledu ali pa po nekoliko negativni oceni dvigne razpoloženje zaposlenega. Pozitivna okrepitev in konstruktivne povratne informacije lahko daleč pomenijo zaupanje delavcev in spodbudo za boljše delovanje.

6. Skrbno izberite svoje besede

Bodite pozorni na to, kako oblikujete ocene. Tukaj je pet besed in izrazov, ki vam bodo pomagali učinkovito poudariti prispevke zaposlenega, ki temeljijo na knjigi Jamesa E. Neala, Učinkovite fraze za oceno uspešnosti (Neal Publications, 2009).

• Dosežek: to vključite v besedno zvezo, kot je "dosega optimalne ravni učinkovitosti s / za …"
• Komunikacijske spretnosti: stavki, kot je "učinkovito komuniciranje pričakovanj" ali "odliči v olajšanju skupinskih razprav", so z zaposlenim zelo dolgi.
• Ustvarjalnost: Cenjena ustvarjalna plat zaposlenih lahko naredi srečnejši in bolj motiviran kader. Pri oceni uspešnosti preizkusite "išče ustvarjalne alternative", ki jim sledijo konkretni primeri in rezultati.
• Izboljšanje: Zaposleni radi slišijo, da se izboljšujejo in da to opazijo. "Še naprej raste in se izboljšuje" in "nenehno načrtuje izboljšave" sta dva konstruktivna stavka, ki ju bosta uporabila pri pregledu uspešnosti.
• Sposobnost upravljanja: Veščine vodenja in sposobnost upravljanja drugih je ključnega pomena za uspeh zaposlenih. Vključeni stavki, kot je "zagotavlja podporo v obdobjih organizacijskih sprememb", imajo težo s svojim zaposlenim.

Richard Grote, avtor knjige Kako biti dober v oceni uspešnosti (Harvard Business Review Press, 2011), je dejal, da bi se morali delodajalci namesto v izrazih uporabljati izraze, kot sta "dober" ali "odličen".

V intervjuju za Hcareers.com je Grote opozoril, da akcijske besede, kot so "blesti", "razstavlja", "demonstrira", "razume, " ustvarja, "upravlja, " "poseduje, " komunicira, "spremlja, " "usmerja" in "dosega" sta bolj smiselna.

Kako implementirati programsko opremo za upravljanje uspešnosti

Obvladovanje jezika in pristopa so vaši prvi koraki. Resnični stroški pregledov uspešnosti vaše organizacije so čas, ki ga porabijo menedžerji in kadrovsko osebje za zbiranje in pisanje gradiva, ki je osnova za vsak pregled. In tu lahko pomaga programska oprema za upravljanje uspešnosti.

Glede na vaše HR zahteve lahko vključite odprt sistem API ali celoten postopek oddate tretjim osebam. Podjetja, kot je na primer, ponujajo odprto platformo API, ki vam omogoča, da programsko opremo prilagodite glede na velikost in obseg vaših HR-zahtev.

Obiščite namreč

Ta vrsta sistema omogoča upravljavcem in osebju HR-ja, da postavljajo in spremljajo cilje ter ustvarjajo ocene po meri. Prav tako samodejno prosi odgovore upravljavcev, zaposlenih in vrstnikov za pregledni cikel. Ustvarijo postopek za pregled, osredotočen na zaposlene, ki je znan kot "360 pregled". Zaposleni lahko s pomočjo vgrajene API-platforme po meri porabijo svoje potrebe po HR-ju, kar lahko prihrani ure vaše ekipe vsak teden.

Druga metoda, ki zagotavlja prihranke stroškov, je strokovna organizacija delodajalcev (PEO), kot sta Insperity ali ADP TotalSource. Idealna za mala in srednje velika podjetja, ki si želijo zmanjšati svoje HR-odhodke, vam omogoča, da pregledujete uspešnost in druge kadrovske naloge oddajate s sporazumom o zaposlitvi - pogodbeno pogodbo, kjer ponudnik prevzame odgovornost za dodeljene naloge.

Z uporabo aplikacij podjetja imajo upravitelji in zaposleni v realnem času dostop do plač, časa in ugodnosti. PEO imajo tudi dodatno korist, ker zagotavljajo celoten obseg profesionalnih kadrovskih ugodnosti, vključno z upoštevanjem najnovejših predpisov o zaposlovanju.

Primeri pregleda uspešnosti

Vaša odgovornost kot trenerja

Schneeberger se je spomnila pripravnika, ki ni hotel sprejeti njenega pregleda, ker ocene niso vse "presegle standardov".

"Njen razlog za protest je bil, da se je resnično trudila, " je dejal. Ker je njen fant bil košarkar, je Schneeberger spraševal stažista, če mu naporni napori pri vsaki vaji samodejno pomenijo, da mora začeti, in ona je tiho.

"Poudaril sem, da je moja naloga enaka njegovemu trenerju - da ji pomagam, da se bo bolje počutila, da bo lahko figurativno stopila s klopi in v igro, ko se je lotila kariere. Naučiti sem jo moral, kako postati boljši - in sem tega ne bi mogla storiti, če bi bila že popolna."

Ocenjevanje kosila

Sergej Brovkin, ustanovitelj in direktor Collectiverja, se je spomnil vodje, ki je imel zelo neformalne, nekoristne ocene. "[To] bi storil enkrat na leto, med kosilom, medtem ko je delal na e-poštnih sporočilih, " je dejal. "To je bil eden od razlogov, da sem zapustil podjetje."

Lažna pozitivnost

Mike Cox, predsednik Cox Innovations, je govoril o času, ko je služboval kot vodja kadrovskih služb, in je prišel k njemu sodelavcu z odločitvijo o odpovedi zaposlenega. Po pregledu ocenjevanja uspešnosti zaposlenega Cox ni mogel videti nobenih dokazov o slabi uspešnosti ali napakah.

"Povedali so mi, da je zaposleni v času pregleda slabo deloval, vendar je veljal za zelo pomembnega za tekoči projekt, zato so [dobili] netočno pozitiven pregled, da se izognemo demotiviranju [zaposlenega med] kritičnim obdobjem v projektu.. " Cox je odsvetoval odpoved zaposlenega, dokler ni bila dana poštena ocena. Zaposleni je bil tako ali tako odpuščen in prenehal tožiti zaradi neupravičenega odpovedi, kar je vodilo do drage poravnave za posel.