Izbira Sistema Za Upravljanje Dokumentov: Vodnik

2023 Avtor: Susan Creighton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-11-26 12:35

Se spomnite dni, ko so vložene omare obložile vsako steno pisarne? Ali še vedno velja, da papirnati zapisi vsebujejo dragocene kvadratne posnetke in otežujejo organizacijo? Na srečo imamo v današnjem digitalnem svetu na voljo programsko opremo za upravljanje dokumentov, s katero izboljšujemo organizacijo in dostopnost vseh dokumentov podjetja.

Toda kje začeti pri izbiri sistema za upravljanje dokumentov? Konec koncev je gneča z veliko različnimi prodajalci. Ta vodnik vam bo pomagal razumeti osnove sistemov za upravljanje dokumentov in vam ponudil časovni načrt za postopek javnega naročanja. Če želite izbrati zanesljiv ožji izbor, lahko vedno preverite naše najboljše izbire programske opreme za upravljanje dokumentov.

Kaj je sistem za upravljanje z dokumenti?

Sistemi za upravljanje dokumentov so v bistvu elektronske omare, ki jih vaša organizacija lahko uporabi kot temelj za organizacijo vseh digitalnih in papirnatih dokumentov. Morebitne trde kopije dokumentov lahko preprosto naložite s skenerjem neposredno v sistem za upravljanje dokumentov. Pogosto sistemi za upravljanje dokumentov omogočajo uporabnikom, da vnesejo metapodatke in oznake, s katerimi lahko organizirajo vse shranjene datoteke.

Večina programske opreme za upravljanje dokumentov ima vgrajen iskalnik, ki uporabnikom omogoča hitro krmarjenje po najbolj razširjenih knjižnicah dokumentov za dostop do ustrezne datoteke. Ali shranjujete tudi občutljive dokumente? Brez skrbi - večina sistemov za upravljanje dokumentov ima nastavitve dovoljenj, ki zagotavljajo dostop samo do ustreznega osebja do privilegiranih informacij.

To je nekaj najpomembnejših funkcij upravljanja dokumentov:

• Shranjevanje različnih vrst dokumentov, vključno z datotekami za obdelavo besedil, e-poštnimi sporočili, PDF-ji in preglednicami
• Iskanje po ključnih besedah
• Dovoljen dostop do nekaterih dokumentov
• Orodja za spremljanje, da vidite, kateri uporabniki imajo dostop do katerih dokumentov
• Orodja za različico, ki spremljajo urejanje dokumentov in obnavljajo stare različice
• Nadzor, ki ureja, kdaj lahko zastarele dokumente izbrišete
• Podpora za mobilne naprave za dostop, urejanje in skupno rabo dokumentov

Opomba urednika: Iščete sistem upravljanja dokumentov za vaše podjetje? Če iščete informacije, ki bi vam pomagale izbrati ustreznega za vas, uporabite spodnji vprašalnik, da bo naše sestrinsko spletno mesto BuyerZone brezplačno posredovalo informacije različnih prodajalcev:

widget za kupca

Izbira pravega sistema za upravljanje dokumentov se začne z natančno oceno vaših organizacijskih potreb. Ena največjih odločitev, ki jo boste morali opraviti takoj, je, ali želite lokalno rešitev ali rešitev v oblaku. Vsaka vrsta sistema ponuja enako funkcionalnost, vendar pa obstaja več ključnih razlik v načinu vzdrževanja in shranjevanju podatkov.

Sistem za upravljanje dokumentov v prostorih

Lokalna rešitev zahteva uporabo lastnih strežnikov in shrambe, kar pomeni, da morate sami vzdrževati. Odgovorni boste tudi za varnost vseh svojih podatkov, zato je pomembno, da jih varnostno kopirate. Ta možnost je navadno smiselna za večja podjetja z namenskimi viri IT zaradi višjih tehničnih zahtev, hkrati pa vas daje tudi v neposreden nadzor nad lastnim sistemom. Tehnična podpora in posodobitve programske opreme proizvajalca so običajno odvisne od tega, ali stalno obnavljate letni naročninski paket.

Prednosti: Največja korist samoplačniškega sistema za upravljanje dokumentov je, da imate ves čas nadzor nad svojim sistemom in se ne zanašate na koga drugega, da bi ga vzdrževal in deloval. Niste odvisni niti od interneta. Če vaša spletna povezava prekine, imate še vedno dostop do vseh svojih dokumentov.

Slabosti: Slaba stran je velika vnaprejšnja cena in dodatni letni stroški posodobitev programske opreme. Poleg tega morate zagotoviti, da imate vzpostavljen ustrezen varnostni sistem, saj datoteke niso samodejno shranjene v oblaku. Druga možna negacija je, da ne delujejo vsi samostojni sistemi z računalniki Windows in Mac; mnogi so združljivi samo z enim ali drugim.

Sistem za upravljanje dokumentov v oblaku

Programsko opremo v oblaku gosti vaš ponudnik in je dostopna vaši organizaciji v spletu. Običajno rešitve v oblaku zaračunavajo mesečno ali letno pristojbino, ki vključuje vsa vzdrževanja in posodobitve programske opreme. Glede na sistem, ki ga izberete, in funkcije, ki jih potrebujete, se lahko cene sistemov v oblaku gibljejo od nekaj dolarjev na uporabnika na mesec do več kot 100 dolarjev.

Pros: Največje prednosti so, da ne potrebujete ekipe IT, ki bi namestila programsko opremo in jo pravilno izvajala ter da ni vnaprejšnjih stroškov. V te sisteme se lahko tudi prijavite od koder koli, kjer imate dostop do spleta in vam ni treba varnostno kopirati datotek, saj se samodejno shranijo v oblaku.

Slabosti: Za vzdrževanje in delovanje sistema ste na volji ponudnika. Če ima ponudnik težave s svojim podatkovnim centrom, vam lahko prepreči dostop do datotek, dokler se situacija ne reši. Poleg tega, če internetna povezava ne uspe, ne boste mogli priti do datotek. Tudi rešitve v oblaku imajo običajno omejitve shranjevanja.

Pogosta vprašanja o sistemu za upravljanje dokumentov

Sistemi za upravljanje z dokumenti so lahko razširjeni in zapleteni. Če še vedno niste prepričani, kje začeti, razmislite o tem seznamu pogosto zastavljenih vprašanj.

V: Ali so sistemi za upravljanje z dokumenti dragoceni samo za velike organizacije ali imajo tudi mala podjetja koristi od njih?

O: Čeprav morda nimajo velikega števila datotek, ki jih imajo večje organizacije, lahko mala podjetja še vedno koristijo sisteme za upravljanje dokumentov.

V: Pogosto vidim reference na sisteme za upravljanje z dokumenti, programsko opremo za upravljanje dokumentov in rešitve za upravljanje z dokumenti. Kakšne so razlike?

O: Kljub različnim imenom vsi opravljajo iste naloge. Izrazi se lahko medsebojno uporabljajo za opisovanje istih platform.

V: Kakšna je razlika med shranjevanjem v oblaku in sistemom za upravljanje dokumentov v oblaku?

O: Medtem ko shranjevanje v oblaku služi zgolj kot prostor za shranjevanje dokumentov v oblaku, so sistemi za upravljanje dokumentov v oblaku veliko bolj robustne rešitve, ki podjetjem pomagajo pri upravljanju svojih pomembnih dokumentov.

V: Kako dobite dokumente, shranjene v sistemu?

O: Obstaja več načinov za dodajanje datotek, na primer njihovo nalaganje iz računalnika in skeniranje dokumentov iz papirja neposredno v sistem.

V: Kako najdete dokumente v sistemu, ko so vloženi?

O: Ti sistemi ponujajo veliko načinov za hitro iskanje dokumentov, vključno z iskanjem naslova datoteke, imena avtorja in kdaj je bil dodan v sistem. Poleg tega mnoge od teh rešitev omogočajo iskanje vsebine v posamezni datoteki ali po vrsti datoteke.

V: Ali sistemi za upravljanje dokumentov delujejo z drugimi programi, ki jih že uporabljam?

O: Večina sistemov ima integracije za Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks in več drugih priljubljenih programov. Nekateri vključujejo tudi vmesnik za programiranje aplikacij (API), ki omogoča prilagojene integracije.

V: Ali vam lahko sistemi za upravljanje dokumentov poleg bolj organizirane organizacije pomagajo pri delu na druge načine?

O: Da, in en način je z orodji za potek dela, ki podjetjem pomagajo pri izvajanju nalog in projektov. Ta orodja, ki so vključena v nekatere sisteme, obveščajo zaposlene, ko je čas, da delajo na določenih nalogah in pomagajo, da se naloge nikoli ne izgubijo v nabiralniku.

V: Ali imajo uporabniki s sistemi za upravljanje dokumentov dostop do vsake datoteke?

O: Večina sistemov za upravljanje dokumentov ima varnostne omejitve, ki lahko nadzorujejo, kateri zaposleni imajo dostop do katerih datotek. Tako zaposleni vidijo samo tiste dokumente, ki bi jih morali. Na primer, kadrovske pogodbe lahko določijo tako, da bodo na voljo samo osebju HR, ne pa vsem članom organizacije.

V: Kaj se zgodi, če nesreča prizadene moje podjetje? Ali so datoteke in dokumenti, shranjeni v sistemu, izgubljeni za vedno?

O: Velika prednost rešitev v oblaku je, da so vaši podatki varno shranjeni zunaj kraja. Lokalne rešitve se pogosto zanašajo na lastne strežnike in shrambo, zato je pomembno, da varnostno kopirate vse svoje podatke.

Kaj iskati v sistemu za upravljanje dokumentov

Pri izbiri sistema za upravljanje dokumentov je nekaj pozornosti, na katere morate biti pozorni. S svojimi potrebami se natančno pogovorite o prodajnih predstavnikih, s katerimi se obrnite, in se prepričajte, da boste dobili pisne tehnične specifikacije in cene. Priporočamo, da vsak sistem za upravljanje z dokumenti, ki ga upoštevate, vključuje naslednje:

• Struktura datoteke: Sistem bi moral uporabnikom ponuditi enostavno datotečno strukturo, ki je smiselna, na primer pristop do mape s predalom.
• Iskanje: želite najrazličnejše možnosti za hitro iskanje datotek. Iščete lahko ne samo po imenu datoteke, ampak tudi po vsebini v datoteki, datumu zadnje spremembe, vrsti datoteke in še več.
• Enostavna uporaba: Sistem naj bo za zaposlene enostaven za uporabo. Če je pretežko, ne boste dobili popolnega odkupa od osebja, kar bo motilo vaše vsakodnevno poslovanje in vodilo v zmedo.
• Mobilni dostop: želite sistem za upravljanje dokumentov, ki je vedno dostopen prek pametnih telefonov in tabličnih računalnikov.
• Integracija: sistem bi se moral enostavno integrirati s programi, ki jih že uporabljate, na primer s svojim e-poštnim odjemalcem in programsko opremo za upravljanje odnosov s strankami. Vprašajte o odprtih API-jih, ko razpravljate o kakršni koli rešitvi s prodajnim predstavnikom.
• Optično branje: rešitev mora biti združljiva z najrazličnejšimi optičnimi bralniki.
• Varnost: sistem naj vam omogoča, da omejite, kdo lahko vidi določene mape in datoteke. Zaposleni bi morali nastaviti dovoljenja za dostop.

Ste pripravljeni izbrati sistem za upravljanje dokumentov? Sledi razčlenitev celotnega obsega:

• Najboljša programska oprema in sistemi za upravljanje z dokumenti 2019
• Najboljši sistem za upravljanje dokumentov z nizkimi stroški
• Najboljši celovit sistem upravljanja dokumentov
• Najboljši sistem za upravljanje dokumentov za mala podjetja
• Najboljši sistem za upravljanje dokumentov za sodelovanje

Opomba urednika: Iščete sistem upravljanja dokumentov za vaše podjetje? Če iščete informacije, ki bi vam pomagale izbrati ustreznega za vas, uporabite spodnji vprašalnik, da bo naše sestrinsko spletno mesto BuyerZone brezplačno posredovalo informacije različnih prodajalcev:

widget za kupca